Kernaussage Archive - Page 2 of 2 - The Art of Communicating

One Minute Madness – So geht’s

Bei größeren wissenschaftlichen Konferenzen finden in der Regel mehrere Vorträge parallel statt, um ein möglichst breites Themenspektrum abzudecken. Das bedeutet, dass sich die Besucher anhand des Programms und der Vortragstitel entscheiden müssen, welche Vorträge sie besuchen – und dabei auch das ein oder andere Mal eine schlechte Wahl treffen. In letzter Zeit kommt jedoch eine spannendere Methode in Mode: die One Minute Madness. Bei dieser Veranstaltung am Morgen eines jeden Tages, haben alle Vortragenden Gelegenheit, das Publikum in (ungefähr) einer Minute neugierig auf ihren Vortrag zu machen.

Vor kurzem erhielt ich einen Hilferuf für eine solche Veranstaltung, bei der es nur eine einzige Regel für die One Minute Madness gab:

Jede Präsentation dauert exakt 45 Sekunden und enthält genau eine Folie, die danach automatisch wechselt.

Grund des Hilferufs war diese offensichtlich ungeeignete Folie:

Die Folie wirkt ein bisschen, als versuche man, einen Film im Schnelldurchlauf zu schauen; alles Wichtige aus dem 30-minütigen Vortrag soll in die 45 Sekunden gepackt werden. Das ist hier jedoch schon alleine deswegen zum Scheitern verurteilt, weil man nicht den Hauch einer Chance hat, diese Inhalte in so kurzer Zeit überhaupt zu erfassen, geschweige denn zu verstehen (ganz abgesehen davon, dass man selbst bei starker Vergrößerung nicht einmal alle Inhalte entziffern kann).

Die gute Nachricht ist dabei: Wenn es möglich wäre, den Inhalt eines 30-minütigen Vortrags komprimiert in 45 Sekunden zu erzählen, dann wäre der Vortrag ja überflüssig. Daher gilt: in der One Minute Madness geht es einzig und alleine darum, Appetit zu machen auf den eigentlichen Vortrag und nicht darum, alles vorwegzunehmen. Genau drei Fragen sind also für die Zuhörer zu beantworten:

Interessiert mich das Thema? Wenn ja:
Wo und
wann findet der Vortrag statt?

Klar ist damit: die Folie muss Ort und Zeit enthalten. Außerdem wird ein Aufhänger benötigt, der Spannung für den eigentlichen Vortrag weckt. Mehr nicht. Also reduziert sich die Aufgabe darauf, eine spannende Frage zu finden, die die Zuhörer neugierig auf mehr macht – und eben nicht darauf, sämtliche Inhalte möglichst komprimiert zu verpacken.

In dem gegebenen Fall war eine Analogie recht schnell gefunden: „stille Post“ (engl. chinese whisper). Wenn man das in eine kleine Geschichte verpackt, sind die 45 Sekunden schnell gefüllt. Nämlich so:

1. Ausgangslage: Laut Programmheft sind heute Teilnehmer aus mindestens 18 verschiedenen Ländern anwesend.
2. Problem: Ich habe mich gefragt: Wie würde man in diesem Rahmen wohl „stille Post“ spielen?
3. Lösung: Irgendwie müsste man sicher eine gemeinsame Sprache finden, wahrscheinlich wäre das Englisch.
4. Übertragung: Wir haben ein ähnliches Problem, wenn wir eine Netzwerkverbindung zwischen zwei Rechnern über viele verschiedene Netze hinweg reservieren möchten. Leider gibt es hier keine Weltsprache „Englisch“. Deswegen haben wir das System „Harmony“ entwickelt, das eine Vielzahl existierender Netzwerkreservierungssysteme nahtlos miteinander verbindet.
5. Einladung Wenn Sie diese Sprache lernen möchten, lade ich Sie zu meinem Vortrag um 16:45 Uhr im Raum „Ford“ ein.

Visualisieren kann man das auf verschiedene Weise, z.B. rein typografisch:

Zu den größten Sorgen eines Wissenschaftlers zählt der Vorwurf, etwas nicht vollständig beschrieben zu haben. Bei der One Minute Madness geht es jedoch ganz bewusst um Unvollständigkeit und darum, bei den Zuhörern das Verlangen nach der vollständigen Informationen zu wecken. Und ja: das darf man ruhig „Werbung“ nennen.

Eine Woche später

Sie haben Ihren Vortrag gerade hinter sich gebracht und ein ziemlich gutes Gefühl. Das wär’ schon ’was, dieser Auftrag; den hätten Sie gerne. Das Problem: Sie sind nicht der einzige, dem das so geht. Also heißt es erst einmal: abwarten.

Eine Woche später: Der Kunde steht vor seiner Entscheidung. Vor ihm liegen die Namen aller sieben Bewerber um den Auftrag. Jetzt lautet die entscheidende Frage: Woran erinnert sich der Kunde in diesem Augenblick (zuerst)? Anders gefragt: Wie lautet der Satz, der bei ihm hängengeblieben sein soll, wenn er an Ihren Vortrag denkt? Können Sie das für Ihren Vortrag benennen?

Wenn nicht, dann sollten Sie sich schleunigst darüber klar werden, denn wenn Sie es nicht wissen, wie soll dann die richtige Botschaft bei Ihrem Kunden ankommen (außer vielleicht zufällig). Wenn doch, dann können Sie Ihre Präsentation an diesem Maßstab noch einmal kritisch prüfen (und auch nach der Meinung anderer fragen): Bringt Ihre Präsentation genau diese Botschaft herüber? Dient alles, was Sie sagen und wie Sie es sagen diesem einen Satz?

Der Treppenhaus-Vortrag

Zwei Geschäftsleute treffen sich im Treppenhaus

Wissen Sie, was ein Treppenhaus-Vortrag ist? Nein? Dabei haben Sie höchstwahrscheinlich selbst schon einmal einen gehalten. Stellen Sie sich vor:

Sie haben bis zuletzt noch an ihren Folien gearbeitet, um Ihren Zuhörern einen möglichst vollständigen Überblick über ihr Vortragsthema zu geben. Immerhin sitzt ihr Chef im Raum, und den wollen Sie nicht enttäuschen.

Rechtzeitig machen Sie sich also auf den Weg zum Vortragsraum. Auf halber Strecke begegnet Ihnen Ihr Chef: “Hallo Herr Meier, wie geht es Ihnen?” “Gut, ich habe einige interessante Ergebnisse, die ich gleich in meinem Vortrag berichten werde.” “Oh, ja richtig, ihr Vortrag. Es tut mir furchtbar leid, aber mir ist ein wichtiger Termin dazwischengekommen. Aber wir haben ja den selben Weg. Erzählen Sie mir doch kurz, was Sie herausgefunden haben!”

Können Sie das? Viel mehr als drei Sätze haben Sie nicht. Sie glauben nicht, wie viele Menschen auf diese Frage keine adäquate Antwort geben können. Die basteln also stundenlang an unzähligen Folien, können aber die Kernaussage nicht auf den Punkt bringen. Verschärft ausgedrückt wissen diese Menschen gar nicht, was sie eigentlich sagen wollen, reden aber beliebig lange darüber. Glauben Sie, dass diese Menschen ihre Ergebnisse in ihrem Vortrag überzeugend präsentieren werden?

Treppenhaus-Vorträge, im Englischen nennt man das übrigens Elevator Pitch, müssen wir übrigens ständig halten. Beim Kennenlernen auf Konferenzen (“Und was machen Sie?”), beim Vorstellungsgespräch (“Was haben Sie in dem Projekt gemacht?”), am Telefon (“Was sind denn genau die Vorzüge ihres Angebots?”) und vielen weiteren Gelegenheiten. Es lohnt sich also, einen Treppenhaus-Vortrag in der Tasche zu haben, den Sie bei Bedarf anwenden können. Und es tut auch ihren Vorträgen gut, wenn Sie auf den Punkt bringen können, was Sie eigentlich sagen wollen.

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Lästern kann jeder

Lästern kann jeder. Aber wenn’s um’s besser machen geht, darf man dann auch nicht kneifen. Tu’ ich auch nicht.

Nachdem ich kein gutes Haar an Dr. Chatzimarkakis Präsentation auf dem CeBIT-RFID-Forum gelassen habe, möchte ich in diesem Artikel zeigen, wie man es besser machen kann.

Ich beschränke mich aber auf einen Aspekt seines Vortrags, statt den gesamten Vortrag zu besprechen – schließlich wollen wir uns ja auf das Wesentliche konzentrieren. Dazu greife ich mir den Mittelteil des Vortrags heraus, in dem es um eine Workshop-Reihe geht, die die EU zur Meinungsfindung nutzen möchte, um ihre Entscheidungen zum RFID-Thema vorzubereiten. Ich schlage vor, Sie lesen die entsprechenden Folien einmal zügig durch und überlegen dann, ohne erneut auf die Folien zu schauen, was bei Ihnen hängen geblieben ist.

Was sind eigentlich die wesentlichen Aussagen auf den Folien? Offenbar gibt es fünf Workshops, die sich mit verschiedenen Aspekten des RFID-Themas beschäftigen sollen. Die Workshops legen einen Bericht vor, der in die Beschlüsse zum europäischen Forschungsförderprogramm einfließt (dem framework programme 7, FP7). Das zumindest sollten Sie behalten haben. Idealerweise kennen Sie noch die Kernthemen der Workshops, denn damit haben Sie einen guten Überblick über die Tragweite des RFID-Themas.

Diese Informationen kann man im Prinzip sogar mit einer einzigen Folie transportieren, die vielleicht so aussehen könnte (wie viel behalten Sie nun?):

Um zu dieser Folie zu gelangen, habe ich folgendes getan:

Der ursprüngliche Folienhintergrund lenkt vom Text ab, er ist viel zu unruhig und vermindert den Kontrast. Der sehr kleine Text ist dadurch schlechter zu lesen. Ich habe den Hintergrund gelöscht und durch einen dezenten einfarbigen Hintergrund ersetzt, der einen guten Kontrast zum Vordergrund erlaubt und sich nicht selbst in den Vordergrund drängt.
Die wesentliche Information ist in sehr großer Schrift hervorgehoben. Es ist sofort sichtbar, dass es eine Workshop-Reihe geben wird.
Die langweilige Arial-Schrift habe ich durch die plakativere und modernere Haettenschweiler ersetzt. Das passt auch stilistisch besser zu dem Technologie-Thema RFID.
Der ursprüngliche Text ist vollständig von der Folie verschwunden. Die wesentlichen Punkte, die beim Zuhörer hängen bleiben soll, sind aufgeführt, mehr nicht. Alle weiteren (nicht so wichtigen) Details können mündlich gegeben werden, oder auf weiteren Folien besprochen werden (s.u.).
Den fünf Workshops habe ich je ein sprechendes Icon zugeordnet, damit die jeweilige Thematik auch visuell verstanden wird. Die Icons stammen von iStockphoto (verwenden Sie keine billigen Standardcliparts).
Die Titel der Workshops habe ich auf ein einprägsames Schlagwort reduziert.

Um die Informationen noch besser einzuprägen, kann man zusätzlich je eine Folie zu den fünf Workshops spendieren. Das hat Dr. Chatzimarkakis auch gemacht, doch unterstützen seine Folien durch ihre Informationsfülle nicht die Einprägsamkeit seiner Worte. Besser wäre es vielleicht so:

privacy

In der ursprünglichen Version wurden auf jeder Folie sehr viele Informationen verpackt, die die Zuhörer ohnehin nicht behalten können, und die daher vom Wesentlichen ablenken. Stattdessen habe ich folgendes getan:

Icon und Schlagwort von der Übersichtsfolie werden sehr groß platziert.
Das Icon dient als visuelle Erinnerungshilfe.
Das Schlagwort gibt den Kern des Workshop-Themas wieder. Den genauen Titel kann man mündlich geben und im übrigen auf Unterlagen verweisen.
Statt vieler Details wird zu jedem Workshop eine Kernaussage auf die Folie geschrieben, um dem Schlagwort eine konkretere Bedeutung zu geben. Diese dient jedoch nur als Gedankenstütze und kann daher entsprechend klein gedruckt werden (sollte aber mit immer noch 26pt auch aus größerer Entfernung noch gut lesbar bleiben). Als Schriftart habe ich Helvetica Neue, fein, verwendet.
Die letzte Folie fasst das Gesagte noch einmal zusammen und gibt einige Daten als Zusatzinformation.

Alle weiteren Informationen können problemlos mündlich gegeben werden, während die Zuhörer mit den plakativen Folien eine gute Gedankenstütze erhalten, mit denen Sie das Gesprochene verknüpfen können. Die Folien lenken nicht vom Gesprochenen ab, sondern unterstützen optimal das Verständnis. Die Icons veranschaulichen das Thema des Workshops zusätzlich, sodass nicht nur Text, sondern auch visuelle Information im Gedächtnis bleibt.

Natürlich bietet es sich an, einen Flyer für die Workshop-Reihe dabei zu haben, der weitere Informationen enthält. Diese können dann durchaus ausführlicher sein und auch über das Gesagte hinausgehen. Die Zuhörer nehmen dann gleich zwei Dinge mit nach Hause. Die Erinnerung an einen interessanten Vortrag und eine gedruckte Information, zu der Sie durch den Vortrag die richtigen Assoziationen haben.

Zum Abschluss noch einmal die Frage: wenn Sie sich die beiden Foliensätze noch einmal ansehen, welcher vermittelt die Informationen einprägsamer?

Natürlich sind meine Vorschläge nicht die einzige Möglichkeit, die Folien zu verbessern, es gäbe unzählige weitere (und sicher auch noch bessere). Die Vorschläge machen aber anschaulich, was schon mit wenig Aufwand möglich ist, ich habe keine 20 Minuten dafür benötigt.

Was bleibt: Einfaches

Damit die Zuhörer bei einer Präsentation etwas mit nach Hause nehmen, muss die Botschaft möglichst einfach verpackt werden. Das ist eines der 6 Prinzipien des Buches “Was bleibt“, das ich letzte Woche besprochen habe, und die Basis, auf der die anderen 5 Prinzipien aufbauen. Die Kernaussage der Autoren, Chip und Dan Heath, dazu ist:

Einfache Botschaften sind auf den Kern reduziert und kompakt.

Das hört sich leicht an, ist aber in der Praxis doch meist eine harte Nuss. Kern des Problems ist das, was die Heath-Brüder „Was bleibt“ den “Fluch des Wissens” nennen. Als Vortragender ist man normalerweise Experte für sein Thema, man ist sozusagen Wissender. Als Experte aber hält man nicht selten vieles für wichtig, was für ein erstes Verständnis absolut unwichtig ist. Wenn aber alles wichtig ist, dann ist nichts wichtig. Dann muss man Prioritäten setzen, um den Zuhörern eine Chance zu geben, die Idee zu verstehen. Denn nur dann haben sie auch eine Chance, die Idee auch zu behalten.

Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig! Ideen sind erst dann einfach, wenn sie auf das Wesentliche reduziert werden.

Das heißt andererseits natürlich nicht, dass jede Idee auch von jedem Zuhörer verstanden werden muss. Es geht nicht darum, Ideen zu banalisieren, Quantenphysik erfordert eben spezielle Kenntnisse. Aber auch Quantenphysik kann man kompliziert oder einfach formulieren und trotzdem exakt bleiben.

In sechs Wörtern zum Punkt kommen

Haben Sie manchmal das Gefühl, mit Ihrer Präsentation nicht so recht auf den Punkt zu kommen? Und haben Sie gelegentlich den Eindruck, dass deswegen ihre Botschaft nicht so recht bei Ihren Zuhörern ankommt? Vielleicht liegt das dann daran, dass Sie selbst Ihre Botschaft noch gar nicht so klar auf den Punkt gebracht haben, um sie auch anderen glasklar präsentieren können?

Eine sehr aufregende und enorm hilfreiche Übung, um das in Zukunft zu verbessern, finden Sie im neuesten Artikel des amerikanischen Blogs “Professionally Speaking“. Der Autor, Ian Griffin, schlägt dort vor:

Wenn Sie das nächste Mal eine Präsentation vorbereiten, dann sollten Sie versuchen, ihre Kernaussage in sechs Wörtern oder weniger zu formulieren.

Was auf den ersten Blick extrem und fast unmöglich klingt, ist auf den zweiten Blick eine effektive Übung, die auch noch Spaß macht. Unwichtig werden auf einmal die vielen kleinen Details, von denen man noch eben dachte, dass sie unbedingt auch noch “mit auf die Folie” müssen. Ich empfehle Ihnen dabei, solange an Ihrer Kernaussage zu feilen, bis sie damit wirklich zufrieden sind. Vielleicht ergibt sich so auch gleich noch ein viel pfiffigerer Titel für die Präsentation als der bisherige.

Die Idee ist übrigens inspiriert von einer Anekdote über Ernest Hemingway, der einst mit Kollegen um 10$ wettete, eine vollständige Geschichte in nur sechs Wörtern zu schreiben. Er gewann die Wette mit dieser Geschichte: “For sale: Baby shoes, Never worn.” (in deutsch sind das übrigens nur vier Wörter: “Zu verkaufen: Babyschuhe, ungetragen”)

Versuchen Sie es doch auch einmal: In sechs Wörtern zum Punkt kommen.

[Foto: pshutterbug, flickr]

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Dr. Michael Gerharz

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