Schwerpunkt Vorher-Nachher: Mit Konventionen brechen

Der Titel verrät es, in den kommenden drei Wochen dreht sich hier alles um den Weg von langweiligen PowerPoint-Präsentationen hin zu überzeugenden Vorträgen. Neben Tipps aus meiner eigenen Feder berichten drei erfahrene Vortragsredner über ihre Vorher-Nachher-Wege und lassen uns an den Erfahrungen teilhaben, die sie dabei gemacht haben. Den Anfang macht heute der Mobilfunk-Experte Ralf Klüber.

Ralf Klüber beschäftigt sich seit mehr als zehn Jahren mit der strategischen Entwicklung von Mobilfunknetzen, zunächst für Vodafone, heute als gefragter freier Berater verschiedener Unternehmen. Zu seinem täglichen Geschäft gehört es seit jeher, komplizierte Ideen und Entscheidungsprozesse anschaulich und überzeugend zu präsentieren. Und von Beginn an hat er darauf mehr Wert gelegt als andere und nach neuen Wegen gesucht, seinen Kunden den Zugang zu seinen Ideen noch leichter zu machen.

Einige seiner Erfahrungen, die mit einem Satz Buntstifte begannen, schildert er im folgenden Beitrag.

Powerpoint am Übergang vom Mittelalter zur Neuzeit

von Ralf Klüber

Wer kennt sie nicht, die Ritter aus dem Land des Powerpoints. Ganze Heerscharen von Strichmännchen füllten unzählige Folien in den späten 90ern. Folien die damals noch wirkliche Folien für Tageslichtprojektoren waren.

Folien zu dieser Zeit waren dominiert von Text. Als Auflockerung dienten ClipArts und die Darreichungsform von Textinhalten variierte maximal durch die Farbe und Form der Spiegelstriche vor den so genannten Bulletpoints. Doch Bulletpoints können töten. Angela R. Garber nannte das in ihrem im Jahre 2001 erschienen Artikel Death by Powerpoint. Der Artikel erschien zwar am 1. April, war aber durchaus ernst gemeint. Zu viele Informationen und Folien die vom Vortrag eher ablenken als ihn unterstützen.

Mittlerweile sind wir in der Neuzeit angekommen. Die Ritter sind ausgestorben und in der Neuzeit gibt es iStockphoto.de, slide:ology, PresentationZEN und überzeugend-präsentieren.de. Doch damals, was stand damals zur Verfügung?

Gerade neu beim ersten Arbeitgeber bestellte ich mir Ende der 90er einen 12er Satz Buntstifte von Faber-Castell. Das damals noch analoge Bestellformular kam zurück vom Abteilungsleiter. „Sind wir hier im Kindergarten?“ stand handschriftlich neben der Aufforderung zu einem Termin bei ihm. In der Probezeit schon aufgefallen war mein Fazit. Das Gespräch mit dem Abteilungsleiter war dann halb so schlimm. Die Buntstifte wurden bestellt.

Meine Aufgabe war es, für eine Software eine Schulung neu aufzubereiten. Insgesamt Stoff für vier Tage. Ich wollte sicherstellen, dass die Kursteilnehmer den zweiten Tag erlebten. Also was tun gegen „Death by Powerpoint“?

Keine ClipArts!

Ich erstellte mir mit den Buntstiften auf einem weißen Blatt Papier ein paar Icons – ein Auto, eine Basisstation, ein Handy – und scannte sie ein. Nachdem die Angst vor dem weißen Blatt verflogen war, gingen weitere Zeichnungen recht locker von der Hand.

Die Zeichnungen verfehlten ihren Zweck nicht. Handgemalt lockerten sie die Vorträge auf und stachen zwischen den ClipArts der anderen Referenten deutlich hervor. Handgemalte Symbole waren damals mein Weg aus der Misere.

Wenn ich mir mit dem Wissen von Garr Raynolds und Nancy Duarte die hier gezeigten zehn Jahre alten Slides betrachte, dann erscheinen sie mir wie aus einer anderen Zeit. Aus dem Übergang vom Mittelalter zur Neuzeit der Powerpoint Zeitrechnung. Trotzdem finden sich Teile der Konzepte wieder. Urteilen Sie selbst.

Powerpoint in der Neuzeit

Seit damals haben mich die Klassiker von slide:ology und presentationzen stark beeinflusst. Mittlerweile bin auch ich in der Neuzeit von Powerpoint angekommen. Als technischer Berater in der Telekommunikation gehört es zu meinen Aufgaben, komplexe Sachverhalte ansprechend auf den Punkt zu bringen.

Drei Punkte, die mir persönlich bei Folien wichtig sind, möchte ich Ihnen nicht vorenthalten.

1. Action Title: Sprechen Sie in ganzen Sätzen

Ich empfehle, auf jeder Slide anstatt dem üblichen kurzen Folientitel einen kompletten Satz zu schreiben. Er soll den Inhalt der Folie komplett beschreiben und er besteht aus maximal zwei Zeilen. Das zwingt zu einer Kernaussage pro Folie. Wenn es nicht möglich ist, den kompletten Inhalt in zwei Zeilen zu beschreiben, dann ist das ein untrügliches Zeichen für Handlungsbedarf. Um den Inhalt ansprechend zu vermitteln, wird mehr als eine Folie benötigt.

Wie oft hatten Sie schon eine Präsentation für sagen wir 60min vorbereitet. Sie sitzen im Vorzimmer des Kunden und die Sekretärin bietet Ihnen schon den dritten Kaffee an. Der Kunde weilt noch im Meeting davor und kommt 30 Minuten zu spät. Ihr Meeting beginnt mit den Worten: „Ich muss leider schon in 15 Minuten zum nächsten Meeting, legen Sie los!“.

Wenn Sie sich mit Action Title vorbereitet haben, dann können Sie ganz gelassen bleiben. Sie gehen die Action Title für die einleitenden Folien ihrer Story nur kurz durch. Falls Ihr Zuhörer die Kernaussage im Action Title sofort akzeptiert, gehen Sie weiter zur nächsten Folie. Falls nicht, nutzen Sie die weiteren Informationen um Ihn abzuholen.

Speziell für technische Präsentationen mit komplexen Sachverhalten, Tabellen und Diagrammen ist diese Vorgehensweise zu empfehlen.

2. Visual Anchors: Veranschaulichen Sie die Struktur Ihres Vortrags

Kennen Sie auch die Agenda-Folien mit Bulletpoints? Im Extremfall werden sie alle paar Folien mit der nächsten hervorgehobenen Zeile gezeigt. Wirklichen Mehrwert liefern solche Folien für den Zuhörer nicht.

Mein Alternativansatz lautet Visual Anchors: versuchen Sie die Struktur eines Themas visuell darzustellen. Denken Sie zum Beispiel an einen Prozess. Der Prozess besteht aus einer Initialisierungsphase, einer Durchführungsphase und einer Konsolidierungsphase. In der Durchführungsphase dominieren zwei Teilprozesse mit verschiedenen Einzelschritten.

Warum diesen Prozess nicht einfach darstellen und diese Darstellung als Piktogramm auf den darauf folgenden – die Teilschritte beschreibenden Folien – wieder verwenden? Sie helfen dem Zuhörer die Struktur ihres Vortrages zu verstehen und zeigen im zu jeder Zeit, in welchem Teil Ihrer Präsentation Sie sich befinden.

3. Excel ist oft das erste, jedoch selten das beste Mittel der Wahl

In technischen Präsentationen dominieren Zahlen und andere numerische Inhalte. Diese ansprechend darzustellen ist wichtig, um die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu behalten und die wesentlichen Botschaften effizient zu vermitteln.
Ein Säulendiagramm in Excel ist schnell erstellt. Auch hier gilt der Grundsatz, dass Sie beim Erstellen der Folien schwitzen müssen und nicht ihre Zuhörer während des Vortrags.

Hinweis: Die Zahlen sind fiktiv.

Wie haben Sie den Übergang vom Mittelalter in die Neuzeit des Powerpoint erlebt?
Die Tipps hier im Blog und die vielen auch hier besprochenen Bücher helfen Ihnen, in der Neuzeit mit Ihren Präsentationen aus dem Powerpoint-Einerlei hervorzustechen. Jede gute Präsentation ist ein Schritt nach vorne und setzt Sie weiter von Ihren Kollegen und Mitbewerbern ab.

Viel Erfolg dabei.
Ihr Ralf Klüber (ralf@klueber-telconsult.de)